Czym jest faktura pro forma?

W procesie realizacji danej usługi lub sprzedaży produktu właściciel firmy nie musi wystawiać od razu faktury właściwej. Dobrą i często przydatną praktyką jest wystawienie faktury pro forma. Co to jest faktura pro forma, jak należy ją traktować i w jaki sposób zabezpieczyć się przed brakiem otrzymania płatności?
Pro forma – faktura bez mocy księgowej
Często pojawiają się pytania, co to znaczy faktura pro forma. Zgodnie z prawem faktura pro forma nie jest zaliczana do grona dokumentów księgowych. W związku z tym nie rodzi ona obowiązku podatkowego, a adresat faktury pro forma nie musi płacić wystawcy dokumentu wskazanej w nim kwoty. Faktura pro forma nie jest także potwierdzeniem realizacji jakichkolwiek usług, czy też zakupu i dostarczenia jakichś produktów. Jeżeli w takim razie taki dokument nie spełnia żadnej z powyższych funkcji, zasadne jest pytanie – co to jest faktura pro forma?
Najprościej mówiąc faktura pro forma jest hipotetycznym rozliczeniem ewentualnych kosztów, które ponosiłby kontrahent, jeżeli zdecydowałby się na zawarte w dokumencie usługi lub produkty. Jak powiedzieliśmy, faktura pro forma nie dokumentem księgowym i nie nakłada żadnego obowiązku zapłaty ani skorzystania z danej oferty. Zamiast tego może ona pełnić funkcje informacyjne.
Faktura pro forma w bardzo prosty, transparentny sposób pokazuje, ile kosztowałyby dane produkty lub usługi. Dzięki formie charakterystycznej dla faktury właściwej odbiorca jest w stanie przeanalizować różnicę między wartością netto a brutto, co również jest ważne z perspektywy działalności gospodarczej, w której istnieje możliwość wliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodu. Zatem faktura pro forma pełni w pewnym sensie funkcje marketingowe i informacyjne.
Faktura pro forma – co to jest? Co oznacza dla kontrahenta?
Zgodnie z dyrektywą Izby Skarbowej w Warszawie „dokument nazywany fakturą proforma [obydwie formy pisowni są poprawne – przyp. własny] nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może by np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. (…) Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT”.
Dzięki powyższemu uzasadnieniu – na które zresztą można się powołać, jeśli nieuczciwy przedsiębiorca żądałby zapłaty za fakturę pro forma – widoczne jest, że w praktyce faktura pro forma nie ma żadnego większego znaczenia księgowo-podatkowego. Istnieją jednak pewne zastrzeżenia. Podobnie, jak na fakturze właściwej, wystawca podaje dane firmy. Muszą one być poprawne. To ważna wskazówka, dzięki której odbiorca faktury nie tylko zapozna się z cennikiem i rodzajem proponowanych usług, ale także będzie mógł sprawdzić podstawowe dane firmy. W niektórych przypadkach może go to uchronić przed wejściem w ryzykowną współpracę.
Co powinna zawierać faktura pro forma? Wymagane i niewymagane informacje na fakturze
Faktura pro forma powinna zawierać szereg informacji. Do tych niewymaganych należą wszystkie, które podane są w dolnej, fakultatywnej części dokumentu. W przypadku dokumentu pro forma może to być dodatkowy opis danych usług lub produktów. Na fakturze właściwej można z kolei zaznaczyć pożądany tytuł przelewu bankowego opłacającego fakturę. Do niezbędnych do podania danych na fakturze pro forma należą informacje o:
- dacie wystawienia,
- identyfikacji obydwu stron – wystawcy i nabywcy,
- adresach kontrahentów,
- datach zakończenia dostawy lub realizacji usług (jeśli są),
- przedmiocie faktury – nazwy protokołu, usługi, towaru / towarów,
- wartościach sprzedaży netto / brutto w PLN,
- stawkach podatku VAT, kwotach podatku za każdą usługę / towar i łącznej kwoty podatku VAT za fakturę.
Zapłacona faktura pro forma i brak towaru
Opłacenie faktury pro forma nie jest obligatoryjne, wobec czego należy tego unikać. Nie oznacza to jednak, że kontrahent ma prawo pobrać pieniądze i nie zrealizować przedmiotu faktury.
Jeżeli została zapłacona faktura pro forma i brak towaru lub usługi cały czas występuje, najbardziej polecanym rozwiązaniem jest próba polubownego załatwienia sprawy. Jeśli jednak kontrahent odmawia lub nie ma z nim kontaktu, należy wysłać oświadczenie o odstąpieniu z umowy z winy sprzedającego i wezwać go do zwrotu zapłaconej kwoty pieniędzy lub zaliczki wraz z odsetkami. Jeżeli na skutek braku dostarczenia usługi lub towaru poniosło się jakiekolwiek szkody, to można wystąpić na drogę sądową także po to, aby dodatkowo dochodzić odszkodowania. Szczegóły w tej sprawie precyzuje art. 471 Kodeksu cywilnego.